En este artículo veremos los pasos a seguir por un extranjero, tanto persona física como persona jurídica (sociedad mercantil), para crear una sociedad en territorio español, aunque hoy dedicaremos nuestra atención en las sociedades limitadas (S.L.) por ser las más comunes, dejando para otro momento las peculiaridades de la constitución de sociedades anónimas (S.A.), la cual se diferencia fundamentalmente en la cuantía del capital social mínimo que se debe de aportar (3.000 € para las S.L. y 60.000 € para las S.A.).
Cualquier no nacional, ya sea comunitario como extracomunitario, puede constituir una sociedad tanto a título personal, como mediante una empresa mercantil constituida en el extranjero y que sería, en este caso, el socio de la sociedad española.
Asimismo, el extranjero, persona física o jurídica, podrá constituirla bien en solitario, bien junto a otros socios extranjeros o de nacionalidad española.
Pues bien, partiendo de esa premisa de que cualquier persona, nacional o extranjera, física o jurídica, en solitario o junto con otros, puede constituir una sociedad mercantil en España, vamos a indicar y explicar, de forma simple, pero detallada todos los pasos a seguir para conseguirlo.
PASOS A SEGUIR:
Los pasos a seguir para constituir una S.L. por un extranjero con carácter general son los que se enumeran a continuación:
1º Identificación de los socios, obtención del NIE.
2º Solicitud de reserva de la denominación social.
3º Redacción de los estatutos sociales, con determinación del domicilio social, capital social, objeto social y órgano de administración.
4º Apertura de una cuenta bancaria en España, ingreso en ella del capital social y solicitud del certificado de aportaciones.
5º Solicitud del CIF provisional
6º Firma de la escritura pública de constitución de la sociedad ante notario español.
7º Inscripción en el Registro Mercantil
8º Presentación en la Agencia Tributaria de la CCAA correspondiente (Impuesto de Operaciones Societarias exento)
9º Obtención del Acta de Titularidad Real
10º Obtención de la firma digital del Administrador de la Sociedad.
11º Solicitud del CIF definitivo.
12º Alta en la Agencia Estatal de Administración Tributaria (Modelo 036)
13º Actuaciones para la prevención del blanqueo de capitales.
14º Coste de los trámites.
Pasamos a continuación a explicar cada uno e los pasos y trámites descritos.
1º.- Identificación de socios
Para la constitución de una sociedad mercantil en España, en la escritura constitucional que se firma ante el notario, se debe de identificar a cada uno de los socios, recogiendo en ella la identidad y sus datos personales.
Señala el artículo 22 de la Ley de Sociedades de Capital (LSC) que, en la escritura de constitución de cualquier sociedad de capital se incluirá, entre otras circunstancias, la identidad del socio o socios.
¿Cuál es la manera de identificar a los no residentes en España y a los extranjeros residentes o no en territorio nacional?
Como norma general, conforme se establece en los art. 156 y 161 del Reglamento Notarial, se realizará expresando, el nombre, apellidos, edad, estado civil y domicilio de los otorgantes y se identificará al otorgante por el pasaporte o el documento nacional de identidad (DNI).
¿Y la identificación de personas extranjeras no residentes?
Conforme se establece en el art. 161 del Reglamento Notarial, respecto de extranjeros no residentes, su nacionalidad e identidad se acreditará mediante pasaporte o mediante cualquier otro documento oficial expedido por autoridad competente de su país de origen que sirva a efectos de identificación, lo que se certificará en caso de duda por la autoridad consular correspondiente.
En el caso de que en la constitución de una sociedad limitada intervengan personas no residentes, hay que tener presentes diversas especialidades:
- Conforme a la Circular 1/2003 sobre la seguridad en las Actuaciones Notariales del Consejo General del Notariado, si el otorgante es un no comunitario, como norma general, su identificación, cuando el Notario no le conozca, debe realizarse mediante exhibición del pasaporte del que debe unirse a la matriz fotocopia de la parte pertinente o archivarse.
- Igualmente es conveniente en el caso de comunitarios que con frecuencia cambian su número de documento de identidad o los apellidos (ejemplo: el caso de las señoras al casarse) conservar, sea mediante archivo o incorporando a la matriz, fotocopia de su Documento de Identidad. El documento unido no debe transcribirse en la copia para preservar, como indica la Circular, la intimidad del compareciente.
¿Y si son extranjeros residentes?
Si el extranjero residente tiene número de identificación de extranjero este documento va a servir como medio idóneo para su identificación y además como NIF.
En resumen, para las personas físicas de nacionalidad extranjera, la Tarjeta de Residencia, la Tarjeta de Identidad de Extranjero, el pasaporte o, en el caso de ciudadanos de la Unión Europea o del Espacio Económico Europeo, el documento, carta o tarjeta oficial de identidad personal expedido por las autoridades de origen.
Asimismo, también es documento válido para la identificación de extranjeros el documento de identidad expedido por el Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación para el personal de las representaciones diplomáticas y consulares de terceros países en España, el denominado NIE.
¿Y si el socio es una persona jurídica?
En caso de que el socio fundador, o uno de los socios fundadores, sea persona jurídica, los documentos que acreditarán su existencia serán aquellos que contengan su denominación social, forma jurídica, domicilio, la identidad de sus administradores, estatutos y número de identificación fiscal (CIF).
En el caso de personas jurídicas de nacionalidad española, será admisible, a efectos de identificación formal la certificación del Registro Mercantil correspondiente (hay uno por cada provincial española).
Las personas jurídicas están representadas a su vez por personas físicas que ostentan el cargo de administradores, o de apoderados. En estos casos, la identidad del representante y de la persona o entidad representada, será comprobada por el notario en el momento de la constitución de la sociedad mediante el certificado del Registro Mercantil que incluya los poderes conferidos a los citados representantes, así como con la aportación de la escritura de apoderamiento del administrador o persona que represente a la sociedad en ese acto. Esto último es importante en el caso de socios extranjeros, tanto personas físicas como jurídicas, que no puedan comparecer en la notaría el día de la constitución de la sociedad, pues deberán hacerlo mediante un apoderado debidamente acreditado mediante escritura de apoderamiento, que como más adelante veremos, se puede otorgar en el Consulado de España en el país de origen del socio o del lugar de su residencia.
Los certificados del Registro Mercantil citados, pueden ser aportados a la notaría o solicitada telemáticamente por ella.
Como hemos dicho, el socio extranjero que no vaya a estar presente en el momento de la constitución de la sociedad, deberá otorgar un poder a una persona que resida en España para que lo represente ante el notario español ante el que se vaya a otorgar la escritura social.
Para el caso de que el socio extranjero fuese una sociedad, será el representante de la misma quien otorgue el poder compareciendo en la Embajada o Consulado de España de su país o de su residencia para otorgar el poder ante el Cónsul, en funciones notariales, que surtirán efectos ante cualquier autoridad en España sin necesidad de legalización, ni por el Consulado que autorizó el documento ni por la Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación.
También es posible otorgar documentos notariales ante un Notario local del país donde se encuentre el extranjero y posteriormente legalizarlo en la Sección Consular de la Embajada o del Consulado correspondiente, que con posterioridad se deberá legalizar en la Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación (C/ Juan de Mena, 4 – 28014 Madrid) para que ya sí tenga valor ante cualquier autoridad española.
En los países que están acogidos al XII Convenio de La Haya de 5 de octubre de 1961, se pueden legalizar los documentos notariales de dicho país mediante la denominada Apostilla de la Haya, que es un trámite de legalización que consiste en colocar sobre el documento público una anotación (Apostilla) que certifique la autenticidad de la firma de los documentos públicos. Este trámite tan solo es válido entre los países firmantes del Convenio de la Haya y suprime el requisito de legalización diplomática y consular, que, sin embargo, será exigible a los países no firmantes de dicho convenio.
La persona que otorgue una escritura pública o acta notarial ante un cónsul, deberá desplazarse al Consulado al objeto de firmarla personalmente. Pero es imprescindible solicitar la escritura a través del email del Consulado General.
Para solicitar el otorgamiento de una escritura de poder es necesario que la persona interesada cumplimente un formulario y lo envíe escaneado, junto con la minuta (texto del poder) en formato Word, a la cuenta de correo electrónico que tienen habilitados los Consulados para ello, acompañando copia del documento personal que se presentará en original el día de la firma. Después debe esperar la comunicación del día y hora en que se pueda firmar, momento en que debe comparecer el otorgante.
Dicho apoderamiento, debidamente legalizado, se unirá a la escritura de constitución que habrá de otorgarse en España, por lo que la tendrá que remitir por correo postal a la persona apoderada en España.
El siguiente paso será la obtención del N.I.E. del socio extranjero. Este trámite es imprescindible para poder realizar cualquier tipo de transacción económica en España, y en especial, para desempeñar un cargo en la administración de la sociedad. El N.I.E. puede solicitarlo el representante legar ante la policía española, o bien el mismo interesado presentando su solicitud en la embajada o consulado español de su país de origen o de residencia.
Para la obtención de este documento deberá aportarse el impreso de solicitud normalizado, pasaporte original y fotocopia y justificación de su relación de intereses con España.
A continuación, el socio extranjero tendrá que hacer la aportación a capital indicando en la transferencia a la cuenta de la sociedad la finalidad de la misma.
Es posible también que una sociedad española tenga un administrador extranjero que no resida en el país, sea o no socio. Incluso una compañía extranjera podría desempeñar el cargo de administrador.
El hecho de que una sociedad mercantil se plantee tener un socio extranjero que no resida en España no supone un obstáculo para poder constituirse u operar como si todos los socios fueran españoles. Más bien diríamos que es un problema de tiempo, puesto que los trámites a realizar en este caso son diversos y requieren un intercambio de documentación con el país donde el socio extranjero tenga su residencia.
¿La documentación que se aporta debe estar traducida al español por un traductor jurado?
Sí, los documentos que se aportan para su legalización en los Consulados para su posterior aportación a la escritura de constitución de la sociedad, escrituras sociales si es una persona jurídica, certificados y poderes, deben estar traducidos por un traductor jurado.
¿Qué es una traducción jurada?
Una traducción jurada, también conocida como traducción oficial o certificada, certifica la traducción fiel de un documento. Se acredita oficialmente que la traducción, válida para presentar en organismos oficiales, es conforme al original, sin omitir, añadir o modificar cualquier dato, incluyendo la traducción de sellos, apostillas e imágenes. Es importante que el documento original cuente ya con las legalizaciones pertinentes, antes de realizar la traducción jurada.
Una traducción jurada se realiza exclusivamente sobre documentos originales con validez legal de manera que el documento traducido mantenga la misma validez legal que el original.
Estas traducciones solo pueden realizarlas traductores habilitados por la autoridad competente del país, en España: el Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación (MAEC).
La manera de legalizar la traducción es poniendo el sello y la firma del traductor jurado y acompañándolo con la debida certificación oficial.
Por consiguiente, toda la documentación que se ha citado como necesaria para constituir una sociedad o ser socio de una sociedad, por un extranjero en España, debe estar traducida por un traductor habilitado por el MAEC.
2º Solicitud de reserva de la denominación social.
Para constituir una sociedad en España es necesario solicitar un nombre en el Registro Mercantil Central, con el fin de que no existan dos sociedades con el mismo nombre o nombres tan similares que puedan confundirse entre sí. La denominación social de la empresa es uno de los documentos que exigirá el notario para constituir la sociedad.
La denominación social no tiene por que coincidir con el nombre comercial, es el nombre oficial de la sociedad y tiene eficacia jurídica. La marca comercial se debe de inscribir en el Registro de Patentes y Marcas a los efectos de que no sea usado por nadie no autorizado. Hay que tener en cuenta que la denominación social no impide que un tercero utilice ese nombre como marca comercial, si no se realiza también el registro en el citado Registro de Patentes y Marcas.
3º Redacción de los estatutos sociales, con determinación del domicilio social, capital social, objeto social y órgano de administración.
Los estatutos sociales son las normas internas que regulan el funcionamiento de las sociedades, y que se aprueban en el acto de constitución de las mismas.
En los estatutos se tienen que regular:
- El objeto social (la actividad a la que se va a dedicar la sociedad)
- La denominación de la sociedad
- El domicilio social (deberá estar en España)
- El capital social (3.000 € para las S.L.)
- La capacidad, derechos y deberes de los socios
- La regulación del órgano de administración
- La relación de la sociedad con los socios, y de estos entre ellos.
Los estatutos sociales tienen que ser elevados a escritura pública en una notaría e inscribirse en el registro mercantil.
4º Apertura de una cuenta bancaria en España e ingreso en ella del capital social y solicitud del certificado de aportaciones.
Para constituir una sociedad en España se debe hacer una aportación por parte de los socios de al menos 3.000 €, para las sociedades limitadas, que formará el capital social, que a la vez se dividirá en participaciones que suscribirán los socios en la parte proporcional de su aportación.
El capital social se deberá ingresar en una cuenta bancaria por los socios, cuenta que se denomina de “constitución.” La entidad bancaria expedirá un certificado de los depósitos realizados y las personas que lo han hecho determinando la cuantía de cada uno de ellos.
El dinero depositado en la “cuenta de constitución” no se puede disponer de él hasta que no se lleve al banco la escritura de constitución registrada en el Registro Mercantil correspondiente.
5º Solicitud del CIF provisional
El CIF que es el Código de Identificación Fiscal de la sociedad, es necesario para la constitución de la misma. Es un trámite que realiza el notario una vez que se le hace entrega de la documentación, Certificado de denominación social, certificado bancario y documentos identificativos de los socios.
Tras la constitución e inscripción de las escrituras sociales, se solicitará el CIF definitivo, que tendrá el mismo número que el provisional.
6º Firma de la escritura pública de constitución de la sociedad ante notario español.
Este trámite fundamental en la creación de la sociedad, se realiza ante un notario español, de forma presencial, compareciendo todos y cada uno de los socios constituyentes o sus representantes debidamente apoderados. Por ello es necesario que el socio extranjero que no pueda viajar a España para poder acudir al acto formal de constituir la sociedad ante el notario, apodere a otra persona en su nombre para que firme en presencia del notario, mediante la forma explicada en el primer punto.
La documentación que se tiene que aportar al notario antes de la firma, es la siguiente:
- Estatutos sociales
- Certificado del Registro Mercantil de reserva de denominación social
- Certificado de las aportaciones de los socios al capital social emitido por el Banco
- La documentación acreditativa de la identidad de los socios (DNI, Pasaporte, etc.) y los poderes de representación de aquellos socios que no comparecen de forma personal.
Con la escritura de constitución la sociedad estará legalmente constituida.
7º Inscripción en el Registro Mercantil
Tras la firma de la escritura de constitución de la sociedad es necesaria su presentación en el Registro de la Propiedad para que ésta tenga total validez y capacidad de legal de actuación frente a terceros y frente a la Administración, por ejemplo, para optar a presentarse en licitaciones públicas en España y en la UE.
El tiempo que tarda el notario en expedir las copias de la escritura para llevarlas al Registro Mercantil es de aproximadamente tres días y el plazo legal de tiempo que tiene el Registro Mercantil para inscribir la escritura es de unos 15 días, aunque habitualmente tarda menos en hacerlo.
Se puede solicitar que el notario remita una copia de la escritura telemáticamente al Registro Mercantil, aunque posteriormente se lleve las copias autorizadas para que sean convenientemente selladas.
8º Presentación en la Agencia Tributaria de la CCAA correspondiente (Impuesto de Operaciones Societarias exento)
Este requisito es necesario, aunque desde el 3 de diciembre de 2010 están exentas de pagar este impuesto autonómico la constitución de sociedades, la ampliación de capital, las aportaciones de los socios que no supongan ampliación de capital y el traslado a España de la sede de dirección efectiva o del domicilio social de una sociedad cuando ni una ni otro estuviesen previamente situados en un Estado miembro de la Unión Europea.
A pesar de esa exención, es necesario aportar una copia de la escritura social a la Agencia Tributaria de la Comunidad Autónoma correspondiente o Delegación de Hacienda Autonómica, en aquellas que no tengan Agencia Tributaria propia.
9º Obtención del Acta de Titularidad Real
El acta de titularidad real es un documento que preparará el notario en el que se refleja quiénes son las personas físicas propietarias de más del 25% del capital social de la sociedad.
Esta obligación viene impuesta por la ley que trata de luchar contra el blanqueo de capitales, que luego trataremos con más detalle.
10º Obtención de la firma digital del Administrador de la Sociedad.
La firma digital es un requisito obligatorio para que la sociedad actúe con la Administración, siendo necesarios para los siguientes trámites y actuaciones frente a ella:
- La presentación de declaraciones e impuestos.
- Solicitudes de inicio de actividad.
- Altas y bajas de trabajadores ante la Seguridad Social.
- Contestar requerimientos de las distintas Administraciones.
- Presentar reclamaciones ante las Administraciones.
- Presentación de licitaciones públicas, con el fin de vender o realizar servicios y obras a las Administraciones Públicas (Central, Autonómica o Municipal).
- Activación de la Dirección Electrónica Habilitada (DEH), que es un buzón electrónico en el que se reciben comunicaciones de organismos oficiales, como puede ser de la propia AEAT, es obligatorio para todas las sociedades.
11º Solicitud del CIF definitivo.
El CIF definitivo tiene el mismo número que el CIF provisional, pero el provisional caduca a los tres meses de no solicitar el definitivo.
Para su solicitud es necesario la firma digital del Administrador, o que lo tramite un Asesor/Consultor que la tenga, como es el caso de los pertenecientes a APLITEC GESTIÓN.
Para su obtención, se necesita cumplimentar el modelo 036 de la AEAT.
12º Alta en la Agencia Estatal de Administración Tributaria (Modelo 036).
Se realiza igualmente mediante el modelo 036 antes citado, pero no tiene por que hacerse a la vez. El inicio de la actividad puede producirse con posterioridad, incluso meses después si a la empresa no le interesa hacerlo antes, por consiguiente, en ese momento será cuando se realice la declaración de inicio de actividad y se deba cumplimentar un nuevo impreso 036 (digital en la página web de la AEAT).
13º Actuaciones para la prevención del blanqueo de capitales.
Como hemos señalado en el apartado 9º, en España existe una legislación para evitar el blanqueo de capitales y de financiación del terrorismo que afecta específicamente a socios fundadores extranjeros.
Concretamente, el art. 6 del Real Decreto 304/2014, de 5 de mayo, por el que se aprueba el Reglamento de la Ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo dice:
Conforme a la legislación española, la constitución de la sociedad por un socio fundador extranjero se considera una inversión extranjera en España. Por consiguiente, se precisa declarar dicha inversión extranjera (una o la totalidad de ellas, en el caso de que existan varios socios fundadores extranjeros) con fines informativos al Registro Español de Inversiones Extranjeras (cumplimentando el formulario de solicitud MC1-A) al efectuarse la constitución de la sociedad nueva.
14º Coste de los trámites.
· Desembolso del Capital Social, aunque no es un gasto, sino el desembolso inicial obligatorio que hacen los socios para constituir la Sociedad, será como mínimo de 3.000 € para las sociedades limitadas.
· Gastos de Reserva de Denominación Social, es de 15 €, si es por solicitud telemática.
· Honorarios del Notario para la Constitución de la Sociedad Limitada, coste aproximado de entre 150 a 200 €, aunque depende del capital social, a mayor capital, mayores honorarios de notaría.
· Gastos por el Registro de la escritura en el Registro Mercantil, coste aproximado de 150€.
· Gastos para obtener la firma digital, el coste de conseguir la firma digital para el administrador único o solidario de la Sociedad es de 24 € y tiene una vigencia de 2 años.
· Traducción jurada, tarifas 0,06 €/palabra más IVA, si la traducción es del inglés o del francés al español, en otros idiomas se presupuesta a parte. Precios acordados entre APLITEC GESTIÓN y GARNATA TRADUCCIONES
· Asesoramiento para los trámites de constitución (opcional), nuestros honorarios, por toda la tramitación descrita son de 600 € más IVA (actualmente en España es del 21% 126 €)
Igualmente ofrecemos nuestros servicios de asesoramiento jurídico, fiscal, contable, financiero y para ayudarle a contratar con la Administración Pública.
Para más información consulte nuestra página web https://aplitecgestion.com/